אם יש משהו שאני טובה בו, אבל משהו כזה שאני יכולה להעיד על עצמי שאני באמת ובתמים טובה בו – זה ניהול זמנים. ניהול זמנים זו אמנות וכשאת בעלת עסק שעובדת מהבית, זה הכרחי כמו אוויר לנשימה. אני מאוד לא אוהבת להרגיש שאני רודפת סביב הזנב של עצמי בכל הקשור לניהול משימות והזמן שלי, למעשה, התרחיש היותר שכיח הוא שאני מספיקה יותר מאשר תכננתי ברוב הימים.

ניהול זמנים יעיל בא לי באופן אינטואיטיבי אך לא נטול חסרונות, לכן עם הזמן גיבשתי כמה טכניקות וטיפים שעזרו לי לשייף את המיומנות הזו וכעת אני חולקת אותם יחד איתכן, כדי שגם אתן תשלטו בזמן שלכן במקום שזה ישלוט בכן.

טיפים לניהול נכון של הזמן Fashion Tails Luba Shraga✛ תעדו את הזמן שלכן: אם אתן רוצות לבנות לעצמכן לו”ז, בין אם אתן עצמאיות כמוני או עובדות כשכירות במשרד, עליכן לדעת כמה זמן דורשת מכן כל פעולה כדי שתוכלו לתכנן את הימים הבאים שלכן. כתבו בפנקס רשימות את כל הפעולות שאתן עושות במהלך יום העבודה ונסו לכתוב כמה זמן נדרש מכן כדי להשלים אותן. זה נותן מדד הרבה יותר מדויק לגבי היכולות שלכן ובעיקר נותן אינדיקציה ממשית לגבי כמה זמן הפעולות אורכות. יש פעולות שנראות לי כארוכות ומפרכות, אבל במונחים של זמן ממשי לא דורשות ממני יותר מחצי שעת עבודה ולכן מוטב לא להשאיר את זה כתחושה סובייקטיבית אלא לנהל רישום.

✛ מהן החולשות שלכן? אם אתן מנתחות בצורה נכונה את התיעוד הזה, תוכלו לזהות באופן ברור מהן נקודות החולשה שלכן לאורך היום. מה דורש מכן הכי הרבה זמן? מה דורש מכן יותר מדי זמן? אילו פעולות אתן ממקמות באמצע היום והן “תוקעות” את הזרימה הטבעית של היום כולו? אל דאגה, התיעוד הזה הוא אינו משמש מראה ליכולות שלכן אלא רק ליכולת ניהול הזמן ובאמצעות הסקת המסקנות המתאימות, תוכלו להפיק הרבה יותר מהיכולות הללו.

טיפים לניהול נכון של הזמן Fashion Tails Luba Shraga✛ זמן למולטי-טאסק: היכולת לזהות חולשות היא חשובה, אך היכולת לזהות נקודות חוזקה חשובה לא פחות. הביטו בניתוח הפעולות היומי שלכן ונסו להבין מתי אתן הכי יעילות? מתי אתן מעיפות משימות אחת אחרי השנייה? אני למשל יודעת שהחלק שאני הכי עירנית בו הוא במהלך הבוקר, לכן אני משאירה את השלב הזה לפעולות טכניות יותר שאני יכולה אפילו לשלב ביחד ואז אני מתקתקת כמה משימות מהצ’ק ליסט היומי שלי בבת אחת, כפי שאדגים בהמשך עם סדר היום שלי. בשעות הצהריים אני הופכת להיות איטית יותר ולכן אני מעדיפה להתרכז בכל משימה פר משימה, כי אני יודעת שזה יהיה לא יעיל לנסות אפילו לשלב בין כמה משימות במקביל.

טיפים לניהול נכון של הזמן Fashion Tails Luba Shraga

✛ מהו סטייל העבודה שלכן? נסו לעשות כמה ניסויים ולהבין מה עובד יותר טוב עבורכן: יום שמורכב מאוסף של משימות שבו תדלגו ממשימה למשימה, או לחילופין יום שבו אתן מבצעות בעיקר משימות בעלות אופי דומה. אני לדוגמה, שייכת לז’אנר השני ולכן אני הכי פרודוקטיבית כשאני יודעת שמחכה לי בלו”ז יום מסוים מוקדש לצילומים, יום אחר מוקדש לכתיבה וכו’.

✛ צרו לעצמכן לו”ז מסודר: אם אתן רוצות להרגיל את עצמכן לרוטינת עבודה שמנצלת מקסימום מהזמן שלכן, אני ממליצה בחום לקבוע ואפילו לכתוב לעצמכן לו”ז מסודר. זה לא צריך להיות מדויק עד לרמת הדקות וגם להסתפק בטווח זמנים זה בסדר גמור – העיקר שיהיה שלד קיים. היום שלי לדוגמה, מתחלק באופן ברור לכמה חלקים מכיוון שזה עוזר לי לעשות סדר בראש ובעיקר עוזר לי להבין איך חלוקת הזמנים שלי אמורה להתנהל.

טיפים לניהול נכון של הזמן Fashion Tails Luba Shraga✛ היו ריאליות: כשאתן בונות לעצמכן את הלו”ז הזה, נסו להישאר מחוברות למציאות. אל תבנו אותו על סמך היום הכי לחוץ שהיה לכן, שבו נאלצתן לתקתק אינספור משימות והייתן סחוטות. נסו לקבוע אותו באופן ריאלי על סמך כמות משימות שהגיוני לבצע ביום אחד ובשאר הזמן תלמדו לתעדף משימות לשאר ימי השבוע ואפילו החודש, בהתאם לדחיפות שלהן.

✛ תעדוף משימות: אם יש משימות קטנטות שאפשר לבצע אותן באופן מיידי – תבצעו אותן. יכול להיות שייקח לכן יותר זמן לכתוב תזכורת לביצוע המשימה מאשר להשלים אותה בפועל, כמו למשל להחזיר תשובה במייל שאפשר לעשות ממש בזריזות כדי להוריד מהפרק. אל תאפשרו לכל מיני דברים קטנים להכביד לכן על הלו”ז וגם על הראש, כי אתן תצטרכו את שניהם צלולים כדי להשלים את מה שבאמת חשוב לכן.

✛ קחו הפסקות: הלחץ להשלים משימות לא צריך לבוא על חשבון הפסקות אף פעם וזו גם תזכורת חשובה לעצמי. הפסקות חשובות לא רק לבריאות הנפשית ולפרודוקטיביות שלכן, אלא הרבה פעמים הן גם משמשות כחוצץ בין חלקו הראשון של היום שהוקדש למשימות מסוימות לבין חלקו השני שיוקדש למשימות אחרות.

טיפים לניהול נכון של הזמן Fashion Tails Luba Shraga

✛ תשאירו מקום לספונטניות: מאחר שאיש אינו מנהל מעקב אחר האופן שבו אני מנהלת את הלו”ז שלי, אין לי שום מחויבות לשמור אותו אטום הרמטית בכל המקרים. אני יכולה בהחלטה של הרגע לקבוע שאני מקדישה את היום למחרת לצילומי שלא תכננתי מראש באותו שבוע או כל דבר אחר שנראה לי לנכון באותו רגע, כל עוד זו סיבה הגיונית ולא סתם דחייה שנובעת מעצלנות. סדר חשוב לי אך אני גם עובדת בתחום יצירתי ולכן משתדלת לא לכבול את עצמי בכוח ללו”ז שלא בהכרח יתאים לי באותו יום.

✛ צמצמו “חורי” זמן: הפסקות ארוכות מדי, פגישות שאין בהן שום הכרח, שיחות טלפוניות מתמשכות, התברברות על מיילים – אתן אמנם לא אמורות להתנהל כמו רובוט ולקצץ את כל מה שהזכרתי מהלו”ז שלכן, כי היי, אלה החיים –  אבל בהחלט להיות כדאי להיות מודעות לכך שמוטב לצמצם את פרק הזמן לכל אותן הקטנות שלבסוף מצטברות לבזבוז זמן די משמעותי.

טיפים לניהול נכון של הזמן Fashion Tails Luba Shraga

כמה קטנות לגבי הלו”ז שלי:

✛ אני מתיישבת על המחשב ב-07:00 כל בוקר

✛ ב-09:00 אני מכינה לעצמי ארוחת בוקר כהפסקה ראשונה אחרי שתקתקתי את המשימות הראשונות לאותו יום.

✛ החלק הראשון של היום מוקדש לעבודה הקשורה בלקוחות שלי בסושיאל מדיה. זה הזמן שבו אני מטפלת באינסטגרם, בפייסבוק, בקמפיינים, ניוזלטר ובפינטרסט של הלקוחות (וגם שלי). יש לי צ’קליסט קבוע של משימות שאני צריכה לבצע, כל לקוח והמשימות שלו – וזה דורש לא מעט זמן.

✛ ב-13:00 אני לוקחת הפסקת צהריים ואז יוצאת עם הכלבות לטיול, זו מבחינתי ההפסקה הכי חשובה של היום שמאפשרת לי לקום, להסתובב קצת ולנשום אוויר.

✛ החלק השני של היום מוקדש למגזין: כתיבה, צילום, קמפיינים לאינסטגרם וכו’.

✛ אם הספקתי לגשת למשימות הקשורות למגזין עוד לפני ארוחת הצהריים, סימן שההספק שלי לאותו יום מעולה.

טיפים לניהול נכון של הזמן Fashion Tails Luba Shraga

✛ אני משתדלת להגביל את הנסיעות שלי מחוץ לעיר לעד פעמיים בשבוע לכל היותר.

✛ את העבודה אני מסיימת בממוצע ב-19:00, ביומיים בשבוע בהם אני מנקה אני משתדלת שעד 19:00 גם אסיים את המטלות הקשורות בבית.

✛ ימי שישי אני עובדת לעתים חצי יום, בדרך כלל לטובת צילומים שאני צריכה עזרה בהם. בימי שבת ובשעות הערב אני משתדלת מאוד לא לעבוד אף פעם.

✛ ימים שאני מסיימת בהם מוקדם מהצפוי מוקדשים לקריאת בלוגים, יצירת לו”ז פוסטים ואיסוף חומרים חדשים לתוכן.

טיפים לניהול נכון של הזמן Fashion Tails Luba Shragaמקווה שהטיפים היו מועילים!

לפוסטים הבאים בסדרה